Autour du monde des contenus

Comment maintenir synchro vos sites pays ?

[fa icon="calendar"] 7 déc. 2015 11:25:23 / de Lise Bissonnette Janody

Comment vos équipes dans les différents pays savent-elles que de nouveaux contenus sont prêts à traduire ? Comment sont-elles mises au courant de ce qui est créé, mis à jour ou supprimé ?

C'est un des aspects les plus problématiques de la synchronisation des sites web pays. La qualité de votre système de gestion de contenus (CMS) y est pour beaucoup : si celui-ci envoie systématiquement des notifications à tous les utilisateurs dès que quelqu'un touche à une virgule, il est fort probable qu’ils les zappent toutes. Ils n'ont pas le temps d’éplucher 100 mails pour trouver les 6 ou 7 qui les concernent réellement.

 Comment maintenir synchro vos sites pays ?

Il existe deux types de système de notification : l'un est basé sur les processus, l'autre sur les systèmes. Et bien souvent, la qualité de vos processus dépendra de la qualité de vos systèmes.

Commençons par les processus. Tout d’abord, les équipes pays ont besoin de connaître à l'avance les différents contenus qui seront disponibles, et quand. Ceci leur donne le temps de prendre les décisions clés pour chaque élément de contenu : faut-il le traduire ? En vaut-il l'investissement ? Comment faudra-t-il l'adapter pour répondre aux besoins du marché local ?

Le calendrier éditorial : le premier pilier « processus » pour maintenir synchro vos sites pays

Tenir un calendrier de tous les contenus produits en central peut s’avérer un défi en soi. Il est préférable qu’il soit aussi exhaustif que possible, et que sa gestion soit confiée à une seule et même personne.

Il s'avère également utile de diviser votre calendrier en deux parties : le ‘stock and flow’, ou les contenus pérennes et le flux. Ces derniers ont une fréquence plus importante: billets de blog, news, événements. Les calendriers éditoriaux sont généralement axés sur le flux, et soumis à des délais incompressibles. Ils ont également tendance à être opportunistes et donc souvent changés à la dernière minute. Et du fait de l'impératif temporel, les partenaires pays se retrouvent pris de court pour revoir et valider des contenus flux au détriment des contenus plus pérennes à plus forte valeur sur le long terme. Une meilleure visibilité de tous les contenus donc permet tout simplement une meilleure planification.

Les nouveautés, les mises-à-jour, et les suppressions

 Un bon calendrier global annonce les nouveaux contenus, mais aussi les mises à jour majeures de contenus. Par contre, les mises à jour mineures et, surtout, les suppressions, ont tendance à passer à la trappe. C'est précisément à ce moment-là que votre CMS devrait pouvoir vous notifier de ce qui a été rajouté, mis à jour et supprimé. C'est encore mieux si votre CMS vous montre clairement les parties de contenus existants qui ont été mises à jour (en les surlignant, par exemple).

Même si votre CMS en est capable, le simple volume des notifications peut être tel que les partenaires ont du mal à les intégrer et à agir en conséquence. Un simple rapport hebdomadaire, qui répertorie tous les changements triés par catégorie et priorité, permettra de surmonter cet obstacle. Indiquez clairement aux pays ce qu’ils doivent prioriser. Donnez-leur les numéros d'identification des contenus qui ont été modifiés, pour leur permettre de retrouver facilement la bonne référence dans le système et/ou dans leurs mails.

Bien sûr, les calendriers et les rapports constituent des outils formidables, encore faut-il qu'ils soient correctement communiqués à vos équipes. Appels mensuels sur les contenus ou échanges sur les réseaux sociaux internes – quelle que soit votre méthode, assurez-vous de trouver le bon niveau de contact humain. Que le rythme soit trimestriel, mensuel ou hebdomadaire, déterminez celui qui correspond le mieux à vos besoins et à ceux de vos collaborateurs, sans en faire trop ou pas assez.

 Notre prochain post de blog abordera la question des notifications système.

7 Maux qui vous empêchent de gérer au mieux vos sites web multinationaux

 

Catégories: Sites multinationaux, Processus editoriaux